Senin, 24 Februari 2014

Sebagai presenter, Anda mungkin menggunakan grafik (juga disebut grafik) dalam presentasi Anda. Grafik tampilan data dalam format visual yang penonton dapat dengan mudah memahami - jika Anda merancang grafik dan slide jelas dan crisply.

Bagan renyah tiada kaitan dengan pemanggang roti Anda. Sebaliknya, itu adalah grafik yang menunjukkan hanya data yang diperlukan untuk membuat titik yang dikehendaki jelas - tidak kurang, tidak lebih. Terlalu banyak data (kadang-kadang disebut "data dump") akan menguasai audiens Anda, menumpulkan pesan Anda.
Membatasi Data

Agar tidak perlu membuat bagan dari data dalam spreadsheet Excel seluruh, pertama mengedit spreadsheet Anda. Salah satu cara untuk melakukan ini adalah untuk menyalin dan menyisipkan data ke Excel workbook tab yang terpisah. Kemudian lihatlah apa yang Anda dapat menghilangkan. Bila Anda memiliki hanya data yang Anda butuhkan, Anda siap untuk membuat grafik dalam PowerPoint.

Tip: Jika data Anda hanya harus menjadi besar, lihat jika Anda dapat membagi data ke dalam dua set. Sebagai contoh, Anda bisa mencakup dua set terkait di satu meja dan dua set terkait lainnya di lain. Ini dua tabel, atau set data, akan berakhir menjadi dua slide mudah dicerna, bukan satu slide kelebihan beban.
Menciptakan grafik

Ada beberapa cara untuk menghasilkan grafik dalam PowerPoint dari Excel data, tetapi di sini kita akan berbicara mengenai salah satu cara. Mari kita asumsikan bahwa Anda sudah telah diedit Excel spreadsheet sehingga berisi hanya data yang akan mendukung pesan Anda.

Berikut adalah langkah-langkah dasar untuk membuat grafik dalam PowerPoint dari sebuah set data:


1. Gunakan slide dengan tata letak yang berisi konten dan klik ikon Chart, atau memilih Insert tab, dan kemudian masukkan grafik. Untuk mengubah tata letak slide yang ada, klik kanan dari slide, pilih tata letak, dan memilih judul dan konten atau tata letak yang lain dengan kata "Konten" dalam namanya.

2. Sisipkan Chart dialog terbuka. Memilih jenis bagan yang Anda inginkan. Untuk contoh ini, saya akan memilih default 2D kolom tabel. Klik OK.

Catatan: Beberapa jenis grafik sesuai untuk jenis tertentu data; jenis bagan Anda harus cocok dengan data Anda. Sebagai contoh, jika Anda memiliki satu baris data menampilkan persentase yang membentuk keseluruhan, sebuah pie chart akan bekerja lebih baik daripada bagan kolom.

3. Ketika Anda mengklik OK, spreadsheet Excel sementara terbuka, dengan dummy data. Spreadsheet ini dinamai "Chart di Microsoft PowerPoint." Sekarang arahkan ke Excel spreadsheet yang berisi data yang Anda inginkan untuk chart Anda, pilih data, dan menyalinnya ke clipboard.


4. Pergi kembali ke spreadsheet sementara, klik dalam sel A1, dan paste.

5. Jika data Anda lebih kecil daripada dummy data, Anda akan perlu untuk menyeret sudut kanan bawah ke dalam kebiruan; pada gambar, panah merah menunjuk ke sudut ini.

6. Kembali ke slide PowerPoint Anda untuk melihat grafik


Anda mungkin perlu untuk beralih kolom dan baris, yang Anda lakukan dengan mengklik tombol Switch baris/kolom pada tab Chart alat desain. Di sini Anda melihat bagan kolom default sebelum dan setelah mengklik tombol ini (dan juga menambahkan judul slide).



Format grafik untuk kejelasan

Anda tidak selesai belum! PowerPoint di default grafik terlalu sibuk dan jarang diformat dengan cara yang mudah untuk memahami. Juga, PowerPoint memiliki banyak fitur berguna yang Anda dapat mengambil keuntungan dari untuk membantu Anda berkomunikasi poin Anda dengan jelas.

Saya dapat memberikan Anda beberapa penerapan terbaik untuk grafik yang jelas, tetapi pada akhirnya, Anda harus memutuskan apa terbaik untuk pesan Anda, data Anda dan audiens Anda. Berikut adalah beberapa ide yang akan membantu Anda mendapatkan hasil yang Anda inginkan.

Menggunakan grafik 2D

Grafik 3D terkenal sulit untuk mengerti. Yang merupakan nilai sebenarnya, Bagian depan atau belakang kolom? Orang tidak yakin. "Walls" dan "lantai" grafik membuatnya tampak terlalu rumit. Akhirnya, membuat perspektif 3D cepat menilai nilai lebih sulit. Hanya beralih ke grafik 2D langsung membuat bagan terlihat lebih mudah untuk memahami.


Untungnya, PowerPoint 2007 dan 2010 default ke gaya 2D, tetapi PowerPoint 2003 memiliki 3D default dan banyak grafik luar sana masih menggunakan gaya itu. Untuk mengubah ke grafik 2D, pilih tabel. Pada tab Chart alat desain, memilih jenis bagan perubahan.

Mempertimbangkan mengubah chart jenis

Seperti yang saya sebutkan, Anda harus memilih jenis bagan Anda berdasarkan data Anda dan Anda mencoba untuk membuat titik. Kolom grafik adalah yang paling umum, tapi itu mungkin karena mereka default. Ketika Anda mencoba untuk menunjukkan tren, grafik garis dapat membuat titik lebih jelas.

Banyak orang tidak menyukai diagram garis karena garis terlalu tipis untuk muncul dengan jelas, tetapi Anda dapat dengan mudah membuat mereka lebih tebal. Pertama, mencoba salah satu gaya bagan dari Galeri gaya; opsi di dekat bagian bawah menggunakan garis-garis tebal.

Jika garis masih tidak cukup tebal untuk selera Anda, ikuti langkah berikut untuk membuat mereka sebagai tebal seperti yang Anda inginkan:


1. Pilih baris dalam tabel.

2. Klik tab alat Format Tabel.

3. Dalam bentuk gaya grup, klik tombol bentuk garis, kemudian pilih berat, lebih baris untuk membuka kotak dialog Format Data seri dengan kategori gaya baris yang aktif.

4. Dalam lebar kotak teks, ketik yang lebih lebar atau menggunakan panah Up untuk meningkatkan lebar.

5. Dengan kotak dialog masih terbuka, pilih setiap baris yang tersisa, klik kategori gaya baris, dan memilih lebar baru. Anda bahkan dapat memvariasikan lebar untuk menekankan satu seri data atas orang lain.


Memperluas Bar

Jika Anda memilih jenis kolom atau bar chart, pelebaran Bar dapat membuat grafik yang lebih jelas. Langkah-langkah untuk memperluas Bar tidak intuitif, begitu banyak orang kehilangan mereka. Di sini mereka adalah:

1. Klik kanan kolom atau bar dan pilih Format Data Series. Membuka kotak dialog Format Data Series. (Tip: tarik kotak dialog dimatikan tabel, sehingga Anda dapat melihat hasil seperti yang Anda lakukan langkah berikutnya.)

2. Dengan pilihan seri kategori dipilih, seret penggeser celah lebar ke kiri, ke arah label No Gap. Semua kolom atau Bar melebar.

3. Klik Tutup untuk menutup kotak dialog.


Menghapus gridlines dan menggunakan label data jika diperlukan

Tujuan dari gridlines adalah untuk membantu audiens Anda mengetahui nilai yang tepat dari titik data. Adalah bahwa penjualan nomor $3,5 juta atau $3,4 juta? Tetapi ketika Anda menampilkan presentasi di layar, audiens Anda tidak dapat dengan mudah mengikuti gridlines. Selain itu, gridlines yang merupakan gangguan dari grafik sendiri.

Dalam beberapa situasi, Anda perlu untuk menyampaikan nomor yang tepat. Lain, perkiraan baik karena tidak ada yang peduli. Jadi Anda harus mendasarkan pilihan apakah akan menggunakan gridlines pada kedua tujuan presentasi Anda dan audiens Anda kebutuhan.

Salah satu cara untuk menyingkirkan gridlines dan masih menyediakan data tepat adalah dengan menggunakan label data. Bahkan, data label akan menunjukkan audiens Anda nomor jauh lebih jelas. Satu-satunya Triknya adalah untuk memastikan bahwa Anda tidak memiliki terlalu banyak angka pada layar.

Di sini Anda melihat evolusi grafik dari garis grid untuk label data. Ikuti langkah berikut:

1. Klik kotak garis, namun tidak atas atau bawah yang (karena Anda akan memilih plot kawasan bukannya garis grid).

2. Tekan tombol Delete di keyboard untuk menghapus garis-garis grid.

3. Dengan tabel yang dipilih, klik tab alat bagan tata letak, memilih Data label, dan kemudian di luar akhir.

4. Jika data label terlalu lama dan tumpang tindih, mencoba sebuah bar chart. Pada tab Chart alat desain, klik mengubah Chart jenis, pilih salah satu grafik batang, dan klik OK.


Apa pilihan lain berguna?

PowerPoint memiliki begitu banyak pilihan untuk memformat grafik, jadi aku hanya akan membuat beberapa komentar.

Tanda centang garis sepanjang sumbu dan mereka biasanya tidak perlu. Mereka tidak sangat terlihat, tetapi untuk menyingkirkan mereka akan membuat bagan Anda tampak bersih. Panah merah pada gambar menunjukkan tanda centang. Berikut adalah cara untuk menghapusnya:

1. Klik axis untuk memilihnya. Cara termudah untuk memastikan bahwa Anda memilih sumbu adalah untuk klik label yang.


2. Klik kanan sumbu dan memilih Format Axis.

3. Dalam kotak dialog Format Axis Axis pilihan kategori, dari daftar drop-down Mayor Tick Mark jenis, pilih tidak ada.

4. Pilih sumbu berikutnya dan ulangi langkah sebelumnya.

5. Ketika Anda selesai, klik Tutup.

Beberapa grafik memiliki gelar bagan, tetapi dalam kebanyakan kasus, saya sarankan menggunakan judul slide sebagai gantinya. Untuk menghapus judul grafik yang sudah ada, hanya pilih dan tekan tombol Delete.

Kadang-kadang legenda adalah jalan memperluas grafik sendiri. Anda dapat pilih dan tarik ke lokasi yang lebih baik. Kemudian, untuk memperluas sisa bagan, klik daerah Plot (coba mengklik di dalam area utama grafik) dan seret handlenya ke luar.

PowerPoint memilih skala sumbu Y dan angka berdasarkan pada data, tetapi mereka tidak selalu bekerja dengan baik. Tugas umum adalah untuk mengubah 12,000,000 sampai 12. Dengan versi yang lebih pendek, orang akan mengingat angka-angka yang lebih baik.

Ikuti langkah berikut: 

1. Klik axis untuk memilihnya. Cara termudah untuk memastikan bahwa Anda memilih sumbu adalah untuk klik label yang.

2. Klik kanan sumbu dan memilih Format Axis.

3. Dalam kotak dialog Format Axis Axis pilihan kategori, dari unit tampilan daftar drop-down, pilih unit yang Anda inginkan. Dalam contoh, Anda akan memilih jutaan.

4. Jika Anda ingin Tampilkan unit tampilan, periksa Tampilkan menampilkan unit Label pada Chart kotak centang.

5. Jika Anda ingin menunjukkan nilai-nilai desimal pada sumbu Y, klik kategori nomor dalam kotak dialog. Dari daftar kategori di sebelah kanan, pilih salah satu pilihan, seperti nomor, untuk mengatur tempat desimal dan format nomor lain.

6. Klik Tutup untuk menutup kotak dialog.
Memanggil poin penting

Tidak peduli bagaimana sederhana Anda membuat bagan Anda, dapat tampak luar biasa untuk audiens Anda. Anda sudah familiar dengan data, tetapi orang-orang yang menonton tidak. Juga, Anda mungkin perlu untuk menunjuk ke bagian-bagian tertentu dari tabel sebagai Anda membicarakannya. Berjalan kaki sampai layar dan menunjuk adalah biasanya canggung dan tidak efektif, sehingga Anda dapat menggunakan bentuk dan animasi sebagai gantinya.

Panah dan lingkaran adalah dua cara untuk menunjukkan bagian dari chart, seperti yang Anda lihat di sini. Saya biasanya membuat mereka terang merah, sehingga mereka berdiri keluar dari sisanya grafik


Berikut adalah langkah-langkah untuk menyisipkan sebuah lingkaran atau panah:

1. Membuat yakin grafik tidak dipilih. Lalu pergi ke tab Beranda dan memilih panah atau lingkaran darikelompok gambar.

2. Klik dan seret untuk menempatkan bentuk.

3. Format lingkaran sehingga memiliki tanpa isi. Untuk melakukannya, pilih, klik Format tab, klik bentuk isi, danmemilih tidak mengisi. Untuk membuatnya merah, klik bentuk garis besar dan memilih warna merah swatch.

4. Untuk memformat panah dengan mengisi merah, klik Format tab, klik bentuk isi, dan memilih warna merahswatch.

Anda mungkin tidak ingin para penonton untuk melihat panah atau lingkaran sampai Anda mendapatkan kebagian tertentu dari diskusi Anda, sehingga Anda dapat menambahkan animasi untuk membuat mereka munculsaat Anda mengklik.

Untuk menambahkan animasi ke panah PowerPoint 2010, ikuti langkah berikut:

1. Pilih panah.

2. Klik tab animasi.

3. Klik Tambahkan animasi dan memilih menghapus dari bagian masuk. (Anda dapat memilih lain masukanimasi, tapi menghapus terlihat baik dengan panah.) Jika Anda tidak melihat animasi penghapusan, memilihlebih masuk efek dari bagian bawah daftar untuk menemukannya.

4. Klik efek pilihan dan memilih arah. Untuk sebuah panah kiri menghadap, memilih dari kanan. Untukmenghadap down arrow, memilih dari atas.

Untuk menambahkan animasi ke lingkaran PowerPoint 2010, ikuti langkah yang sama, kecuali bahwa sayasarankan animasi roda. Kemudian pilih 1 berbicara dari daftar pilihan efek. Animasi ini terlihat seperti Anda sedang mengelilingi area di dalam lingkaran.

Sumber : Blog Microsoft Indonesia
Posted by Ari Kurniawan On 12.55 1 comment

1 komentar:

Masukkan komentar anda. Bookmark halaman kami jika anda ingin melihat posting selanjutnyan :)

  • RSS
  • Delicious
  • Digg
  • Facebook
  • Twitter
  • Linkedin
  • Youtube

Arsip Blog

Translate This Page

    Follow Me

    Jumlah Pengunjung

    Negara Pengunjung

    Flag Counter